在日常工作沟通中，不要忽略邮件沟通的重要性

作者：企业邮箱    发布时间：2020-04-30 14:24:59  访问量：2544  

　　Email邮件是个神奇的东西，比起讯息，它显得较正式，因此成为许多人职场上爱用的工具之一，你可能想要与某公司合作或是有事需要公司里别的部门来协助!

　　Email，是职场人的职场名片，也是和同事、客户、领导等最常用的沟通方式之一。你也许会说，email嘛，天天写，有什么难的?殊不知：很多人明明很努力，却在职场上止步不前，其实是忽略了通过email进行高效、专业的职场沟通的重要性!那么，到底什么才是好的职场email?

　　一封好的Email的评判标准

　　为了达到这个“有效沟通”的目的，就产生了大家口中所说的Email的几个rules：

　　1、节约时间，直奔主题 : 在Email一开始就表明自己写这封Email的目的

　　2、重点明确，逻辑清晰: 让对方一眼就能看明白你要讲的内容。比如分段缩进，或是用Bullet Points列出你的观点。

　　3、Action Action Action: 就是让对方明确地知道你需要他做什么。

　　7种常见Email错误

　　1、回覆的信件标题已经不是讨论重点

　　在讨论事情的时候，我们经常直接回复对方的来信，所以经过几次交流，标题可能会变成“re:re:turesday?”也许你想在周二开始的时候讨论一些事情，但是以后的内容应该和周二无关，所以为了让对方理解信的内容，改标题吧!

　　否则，如果对方是一个忙碌的人，每天都有几十封邮件在交流，你那封标题不明的信就会被忽略。

　　2、你的内容没有明确重点

　　有时你可能我洒洒打了一堆字，但是仔细一读却发现其实没什么重点，这样只是浪费彼此时间。你可以试着将你想表达的东西用一句话讲出来，若发现不行，可能就要重新整理一下思绪了。

　　尽量在前三句话就点出重点，最后要收尾时可以再换个方式强调一次，让对方清楚接收到你的讯息。

　　3、忽略开头的问候语

　　如果已经是往来很多次的email，人们可能会省略开头的问候语，但是一句简单的「XX您好」或「哈啰，第三组的伙伴们」，都可以让对方觉得比较有温度，也会更愿意去了解你想传达的讯息。

　　4、想感谢对方却显得很空洞

　　受人帮助或是收到别人送的礼物，难免会想写封感谢信给对方，但是只写一句很简单的「谢谢」又显得太随便、没诚意，所以要感谢别人时，记得写下他们的实际作为，该是他们的功劳就不要吝于称赞、感谢，会让对方觉得受重视，未来你们的关系也可以更紧密。

　　5、太多字

　　你的目标应该是要在有限篇幅内，简短扼要的说明重点，而不是写一堆小细节让人看得眼花缭乱，篇幅太长的email也会让人没耐心看完喔，所以你可以遵循以下步骤:

　　a.删掉多余的字，尤其是那些没意义的形容词，你不是在写文章，而是在沟通。

　　b.将内容分段，每段大概2-3个句子就可以了，才不会显得内容很多。

　　c.善用标号，如果是可以列点的东西，就用列点的方式写出来吧，这样可以让对方清楚你想表达的，你也不用为了整体的顺畅度加那些冗言赘字。

　　6、错别字

　　如果是英文的内容，文法跟拼字当然很重要，如果句子结构完全不对，读的人根本就看不懂，还要花时间去猜你想表达的，这样反而浪费时间。如果是中文内容，错字也需要注意，所以按送出之前，检查一次信件内容吧。

　　7、只有批评没有建议

　　如果有人表现很差，你觉得需要批评他、点出他的错误当然可行，但是不要只会批评，你有什么改进的建议，甚至是自身经验都可以跟对方分享，一封充满攻击性的批评没什么意义，那只会让彼此关系更差而已。

　　9个你可以注意的细节(技巧)

　　1、有力的主题

　　人们每天在收件箱里会收到大量的电邮。想让你的邮件脱颖而出，给它起一个吸引收件人眼球的主题就很重要了。主题还要和电邮内容密切相关。如果回复时能换个主题，就会比“回复：”好多了。

　　2、正确地发送

　　把邮件发给正确的接收人是很重要的。没人想在收件箱中看到与自己无关的电子邮件。只有必要的时候才可以使用抄送和密送功能。此外，电子邮件还应该因人而异，这样更能使别人觉得与自己密切相关。

　　3、语法准确无误

　　在电子邮件中看到错误是很使人厌烦的。所以你要在写完后检查语法和拼写。使用错误语法只会降低你的公司和你自己在收件人眼中的公信力

　　4、言简意赅

　　人们的注意力是有限的，所以想尽快读完邮件。因此，尽可能在你的电邮中使用简单明了的英语。比如，用“buy”而不要用“purchase”。避免陈词滥调，像是“但并非最不重要的''，还有法律术语像“参考”或者“请于签字人联系”。

　　5、适当的格式

　　你邮件的所有内容不应该都放在一段，这会使读者很难理解你的意思。还要避免有很多从句的长句复杂句。有逻辑地组织你的文章，包括要点，标题和用于说明的副标题。

　　6、适当的措辞

　　像紧急、重要这类的词旨在抓住收件人的注意力。如果在不必要的时候使用这些词，你的邮件对收件人来说就会显得没有价值。所以，慎重使用“紧急”，只在真正必要的时候才选取这类词汇。

　　7、使用链接和附件

　　有效地使用附件和超链接会帮助你以高效的方式传达信息，还可以使你的邮件引起注意。使用链接而不要复制粘贴大段的内容。

　　8、给出回复的截止日期

　　如果你的邮件需要回复，那么邮件中应该给回复人明确指出截止时间。这使收件人更容易理解你想让他做什么。

　　9、给出明确的行动指令

　　如果你的邮件要求读者完成某项行动或任务，那么指令应该清晰明了。不止一次提及，那么读者就不会漏掉了。

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